Signaturregeln
Signaturregeln legen fest, welche Outlook-Signaturvorlage für Benutzer einer Organisationseinheit automatisch angewendet wird, abhängig vom Typ der verfassten E-Mail und der Domain des Empfängers.
Wenn ein Benutzer in Outlook (New) eine neue E-Mail erstellt, antwortet oder weiterleitet, wertet primedocs die zutreffenden Signaturregeln für seine Organisationseinheit aus und fügt automatisch die passende Signatur ein.
Signaturregeln werden in primedocs Desktop unter Organisation → Organisationseinheiten konfiguriert. Eine Organisationseinheit auswählen und im Menüband auf Signaturen klicken.
Auswertung der Regeln
Regeln werden in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie aufgelistet sind (von oben nach unten). Die erste Regel, deren Bedingungen auf die aktuelle E-Mail zutreffen, wird angewendet. Wenn keine Regel passt, wird keine Signatur automatisch eingefügt.
Die Regelauswertung ist unabhängig vom E-Mail-Format. Welche Variante der ausgewählten Vorlage eingefügt wird, ergibt sich aus dem Format des Entwurfs: HTML-Inhalt bei HTML-E-Mails, Nur-Text-Inhalt bei E-Mails im Format «Nur Text». In Nur-Text-E-Mails entfallen eingebettete Bilder.
Regeln können von übergeordneten Organisationseinheiten geerbt werden. Wenn die Vererbung für eine untergeordnete Organisationseinheit aktiviert ist, werden die Regeln der übergeordneten Organisationseinheit unverändert verwendet, und auf der untergeordneten Ebene können keine zusätzlichen Regeln definiert werden.
Regelkonfiguration
Jede Signaturregel hat folgende Einstellungen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Eine beschreibende Bezeichnung für die Regel (nur zur Identifikation im Editor). |
| Signaturvorlage | Die Outlook-Signaturvorlage, die angewendet wird, wenn diese Regel zutrifft. |
| Aktiv | Wenn deaktiviert, wird die Regel vollständig übersprungen. |
| Regel für neue Nachrichten verwenden | Diese Regel beim Verfassen einer neuen E-Mail anwenden. |
| Regel für Antworten verwenden | Diese Regel beim Antworten auf eine E-Mail anwenden. |
| Regel für die Weiterleitungen verwenden | Diese Regel beim Weiterleiten einer E-Mail anwenden. |
| Domain-Filter | Die Regel auf E-Mails einschränken, bei denen jede Adresse im An-Feld zu einer der angegebenen Domains gehört. Leer lassen, um alle Empfänger zu berücksichtigen. Mehrere Domains durch Komma trennen, z. B. example.com, example-group.com. Wie der Vergleich funktioniert, steht unter Vergleich der Empfänger-Domain. |
| Filter trifft zu, wenn es keine Empfänger gibt | Wenn aktiviert, gilt die Regel auch dann, wenn noch keine Empfänger im An-Feld eingetragen sind. |
Vergleich der Empfänger-Domain
Der Domain-Filter vergleicht nur den Domain-Teil jeder Empfängeradresse, also den Teil nach dem letzten @. Ein Anzeigename vor der Adresse (Muster, Max <max.muster@example.com>) spielt keine Rolle. Ein Eintrag des Filters passt, wenn die Empfänger-Domain gleich lautet oder eine Subdomain davon ist:
| Eintrag im Domain-Filter | Passende Empfänger | Nicht passende Empfänger |
|---|---|---|
example.com | someone@example.com, someone@mail.example.com | someone@notexample.com, someone@example.com.fremd.ch |
Die Einträge werden vor dem Vergleich bereinigt: Leerzeichen vor und nach dem Komma sowie ein führendes @, * oder . werden entfernt, die Gross- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. example.com, @second.ch, *.third.org wirkt deshalb wie example.com,second.ch,third.org. Leere Einträge werden übersprungen. Enthält der Filter nach der Bereinigung keinen Eintrag mehr (etwa nur ein Komma), trifft die Regel auf keinen Empfänger zu. Ein Empfänger ohne Domain-Teil zählt nie als Treffer.
Typische Einrichtung: Interne und externe Signaturen
Eine gängige Konfiguration definiert zwei Regeln pro Organisationseinheit:
- Externe Signatur: Auffangregel ohne Domain-Filter. Sie greift, wenn keine Regel davor passt.
- Interne Signatur: gilt, wenn jede Adresse im An-Feld zur Unternehmensdomain oder einer ihrer Subdomains gehört (Domain-Filter:
example.com).
Die interne Regel über der externen platzieren, damit sie zuerst ausgewertet wird.
Jeder Benutzer sollte pro E-Mail-Typ (neu/antworten/weiterleiten) und Sprache genau eine zutreffende Signaturregel haben. Wenn zwei Regeln auf dieselben Bedingungen zutreffen, ist das Verhalten undefiniert.
Vererbung
Wenn Inherit rules für eine untergeordnete Organisationseinheit aktiviert ist, werden die aktiven Regeln der nächsten übergeordneten Organisationseinheit verwendet, die aktive Regeln besitzt. Um spezifische Regeln für eine untergeordnete Organisationseinheit zu definieren, die Vererbung deaktivieren.
Kampagnen und Disclaimer
Die Signaturregeln bestimmen nur, welche Signaturvorlage eingesetzt wird. Was die Signatur zusätzlich enthält, steuert die Vorlage selbst:
- Kampagnen in Outlook (New): Die Signaturvorlage definiert mit der Dokumentfunktion Kampagnenfelder Platzhalter, die zur Laufzeit mit der aktiven Kampagnen-Vorlage befüllt werden. Den vollständigen Ablauf beschreibt So kommt eine Kampagne in die Signatur. Die Signaturregel braucht dafür keine Einstellung.
- Outlook (klassisch): Die Signaturregeln gelten dort nicht. Welche Signatur primedocs Desktop einsetzt und ob Kampagne und Disclaimer angefügt werden, steuert die Dokumentfunktion E-Mail-Signatur auf der Vorlage «Signatur (classic)».