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Version: 4.1 (2026 H2)

Signaturvorlage

Die Signaturvorlage definiert die automatische E-Mail-Signatur, die primedocs in Outlook (New) einfügt. Sie enthält Profildaten (Name, Funktion, Telefon, E-Mail, Organisationsangaben) und kann optionale Kampagnenfelder einbinden.

Vorlage erstellen​

  1. In primedocs Desktop auf «Neue Vorlage» klicken und «Signatur» wählen (Kategorie Microsoft Outlook).
  2. Im Register Eigenschaften die Sprachen anwählen, in denen die Signatur angeboten wird.
  3. Auf «Editor» klicken. Der Editor öffnet den sprachunabhängigen Inhalt. Eigene Sprachfassungen entstehen über «In einer anderen Sprache erstellen», siehe Mehrsprachige Outlook-Vorlagen.
  4. Den Signaturinhalt in Outlook (New) vorbereiten.
  5. Den HTML über das primedocs Add-In (Templating-Menü) generieren und in das Feld «HTML-Inhalt» einfügen.
  6. Für dynamische Profildaten die Syntax {{Feldname}} verwenden (siehe Inhalt und Platzhalter).
  7. Das Feld «Nur-Text Inhalt» unterhalb des HTML-Editors befüllen, am einfachsten über die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren».
  8. Die Vorlage speichern und testen.

Welche Signaturvorlage in einer E-Mail automatisch eingesetzt wird, legen die Signaturregeln der Organisationseinheit fest.

Beispiel​

<div style="font-family: 'Segoe UI', sans-serif; font-size: 10pt;">
  Freundliche Grüsse<br/>
  {{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}<br/>
  <br/>
  <b>{{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}</b><br/>
  {{Profile.User.Function}}<br/>
  {{Profile.User.Phone}} (Direkt)<br/>
  <a href="mailto:{{Profile.User.Email}}">{{Profile.User.Email}}</a><br/>
  <br/>
  {{Profile.Org.Title}}<br/>
  {{Profile.Org.Postal.Street}}<br/>
  {{Profile.Org.Postal.Zip}} {{Profile.Org.Postal.City}}
</div>

Bilder​

Bilder wie Logos oder Banner über ein Picture-Feld oder ein Bild aus dem Profil einbinden und im HTML-Inhalt nur den Platzhalter setzen, etwa <img src="{{Logo}}"> oder <img src="{{Profile.Org.Logo}}">. primedocs hängt solche Bilder beim Einfügen der Signatur als eingebettete Anhänge an die E-Mail an und verweist im HTML mit einem cid:-Link darauf.

Keine Base64-Bilder direkt im HTML-Inhalt

Das Outlook-Web-Add-In fügt Signaturen mit höchstens 30'000 Zeichen ein (Outlook (New), Outlook im Web, Outlook für Mac). Ist die fertige Signatur länger, wird sie nicht eingefügt. Ein Bild, das als Base64 (data:image/…;base64,…) direkt im HTML-Inhalt steht, zählt mit seinem vollen Umfang zu dieser Grenze, und schon ein kleines Logo kann sie sprengen. Bilder aus Picture-Feldern zählen nicht dazu, weil sie als Anhang übertragen werden. Die Grenze gilt für die fertige Signatur, also einschliesslich eingesetzter Kampagnen.

Nur-Text-Inhalt​

Eine Signaturvorlage führt neben dem HTML-Inhalt einen eigenen Nur-Text Inhalt. Er steht im Vorlageneditor unterhalb des HTML-Editors und wird verwendet, wenn die E-Mail im Format «Nur Text» verfasst wird (siehe Standardsignatur in Nur-Text-E-Mails). Die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren» übernimmt den Text aus dem HTML-Inhalt.

Bleibt das Feld leer, wird der Nur-Text bei der Generierung aus dem HTML-Inhalt abgeleitet. Ein eigener Nur-Text lohnt sich dort, wo diese Ableitung kein brauchbares Ergebnis liefert, etwa bei Signaturen mit Tabellen-Layout oder mit Inhalten, die nur im Bild stehen.

Fehlen beide Inhalte, bricht die Generierung ab

Führt die Vorlage weder HTML-Inhalt noch Nur-Text Inhalt, schlägt die Generierung mit einem Fehler fehl.

Bilder in Nur-Text-E-Mails

In Nur-Text-E-Mails werden eingebettete Bilder weggelassen, damit sie nicht als lose Anhänge erscheinen. Signaturen, die tragende Informationen nur im Bild führen (Logo mit Adresse, Kampagnenbanner), brauchen im Nur-Text ein Textäquivalent.

Eine eigene Nur-Text-Signaturvorlage ist nicht nötig, und die Signaturregeln der Organisationseinheit brauchen dafür keine zusätzliche Einstellung.

Kampagnen einbinden​

Eine Kampagne erscheint in der Signatur, wenn die Signaturvorlage ein Kampagnenfeld definiert und den Platzhalter dieses Felds im Inhalt führt. Dazu die Dokumentfunktion Kampagnenfelder hinzufügen:

<CampaignConfiguration>
  <Campaign Name="Banner" Label="Kampagnenbanner" />
</CampaignConfiguration>

Im HTML-Inhalt, bei Bedarf auch im Nur-Text-Inhalt, den Platzhalter mit dem Name des Kampagnenfelds setzen. Der {{#if}}-Block lässt das umgebende Markup weg, wenn keine Kampagne aktiv ist:

  {{Profile.Org.Postal.Zip}} {{Profile.Org.Postal.City}}
  {{#if Banner}}<p>{{Banner}}</p>{{/if}}
</div>

Zur Laufzeit wird der Platzhalter durch die aktive Kampagnen-Vorlage befüllt. Welche Kampagnen für das Feld infrage kommen, wie primedocs bei mehreren aktiven Kampagnen auswählt und was der Benutzer im Add-In sieht, beschreibt So kommt eine Kampagne in die Signatur.