Outlook-Vorlagentypen

Outlook-Vorlagen in primedocs werden für Outlook (New) erstellt und verwaltet. E-Mail-, Signatur- und Kampagnen-Vorlagen werden primär in HTML gestaltet: E-Mail- und Signaturvorlagen im primedocs HTML-Vorlageneditor, Kampagnen-Vorlagen im visuellen Editor, in dem das HTML im Hintergrund entsteht. Zusätzlich führen diese drei Vorlagentypen einen Nur-Text-Inhalt für E-Mails im Format «Nur Text». Die Disclaimer-Vorlage bildet die Ausnahme: Sie wird als Word-Dokument (.docx) gestaltet.

Vorlagentyp	Zweck
E-Mail-Vorlage	Vordefinierte E-Mail-Nachrichten mit dynamischen Feldern und Formularen.
Kampagnen-Vorlage	Inhaltsblöcke (Banner, Werbetext) in HTML und Nur-Text, die automatisch in Signaturen eingebunden werden.
Signaturvorlage	Automatische E-Mail-Signatur mit Profildaten und optionalen Kampagnenfeldern.
Disclaimer-Vorlage	Rechtliche Hinweise, die an ausgehende E-Mails angehängt werden.

Werkzeuge

Beim Erstellen der HTML-basierten Outlook-Vorlagen werden diese Werkzeuge verwendet:

• Outlook (New): zum Erstellen des visuellen Inhalts einer E-Mail oder Signatur.
• primedocs Add-In (Templating-Menü): zum Konvertieren des sichtbaren Inhalts in HTML und zurück.
• HTML-Vorlageneditor: zum direkten Bearbeiten des HTML-Inhalts im primedocs Vorlageneditor. Neben dem Editor zeigt die Vorschau das Ergebnis laufend an, mit den Werten des unter Profil gewählten Profils. Kann die Vorschau nicht erzeugt werden, erscheint dort ein Warnhinweis mit dem Grund.
• Visueller Editor: zum Gestalten von Kampagnen-Vorlagen direkt im Vorlageneditor, ohne HTML-Kenntnisse.

HTML und Nur-Text

E-Mail-Nachrichten in Outlook (New) sind in der Regel HTML-basiert, deshalb werden die Vorlagen in HTML in einem Vorlageneditor gestaltet. E-Mails lassen sich aber auch im Format «Nur Text» verfassen, sei es als Standardformat in Outlook oder pro Nachricht umgeschaltet. Für diesen Fall führt jede E-Mail-, Signatur- und Kampagnen-Vorlage zusätzlich einen Nur-Text-Inhalt, der über die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren» aus dem HTML übernommen werden kann. Ist er leer, wird er bei der Generierung aus dem HTML abgeleitet.

Inhalt und Platzhalter

Platzhalter funktionieren im HTML-Inhalt und im Nur-Text-Inhalt, bei E-Mail-Vorlagen auch in Betreff, An, CC und BCC.

Platzhalter stehen in doppelten geschweiften Klammern und verweisen auf:

• Forms-Felder: {{Forms.<Id>}}, bei verschachtelten Elementen (Object, ObjectCollection) {{Forms.<Id>.<Feld>}}. Die Felder eines AdditionalProfile stehen in Outlook-Vorlagen nicht zur Verfügung.
• Data-Werte aus Connect: {{Data.<Id>}}, nur bei E-Mail-Vorlagen
• Profildaten: {{Profile.User.<Feld>}} und {{Profile.Org.<Feld>}}
• Dokument- und Vorlagen-Metadaten: z.B. {{Document.LanguageLcid}} oder {{Document.Template.LocalizedName}}
• Fields: {{<Name>}}

Dabei gilt:

• Text-Werte werden im HTML-Inhalt HTML-maskiert eingefügt, im Nur-Text-Inhalt, im Betreff und in An, CC und BCC unverändert. FormattedText-Werte werden als HTML eingefügt. Auswahlfelder fügen den Value der gewählten Option ein, Datumsfelder den formatierten Text.
• FormattedText nur im HTML-Inhalt verwenden. Im Nur-Text-Inhalt, im Betreff und in An, CC und BCC Text-Fields verwenden.
• Ja/Nein-Felder nur als Bedingung in {{#if}} verwenden, nicht als Ausgabe.
• Bedingungen ({{#if}}) und Listen ({{#each}}) funktionieren wie unter Platzhalter, Schleifen und Bedingungen beschrieben. Eine ObjectCollection aus Forms wird mit {{#each Forms.<Collection>}}…{{this.<Feld>}}…{{/each}} ausgegeben.
• Welche HTML-Attribute Platzhalter annehmen, steht unter Dynamische Attribute. <img src="{{Profile.Org.Logo}}"> bettet das Bild in die E-Mail ein.

Bedingte Inhalte

Inhalte, die nur unter einer Bedingung erscheinen sollen, in einem Field berechnen. Das Field liefert leeren Text, wenn der Inhalt nicht gebraucht wird:

<Text Name="DeputyLine">
  <Code>$("Forms.ShowDeputy") ? "Stellvertretung: " + $("Forms.DeputyName") : ""</Code>
</Text>

Im HTML-Inhalt steht das Field in einem {{#if}}-Block, damit auch das umgebende Markup entfällt:

{{#if DeputyLine}}<p>{{DeputyLine}}</p>{{/if}}

Für formatierte Blöcke ein FormattedText-Field auf dieselbe Weise verwenden.

Mehrsprachige Outlook-Vorlagen

Eine E-Mail-, Signatur- oder Kampagnen-Vorlage deckt alle Sprachen ab, die im Register Eigenschaften unter Sprachen angewählt sind. Eine eigene Vorlage pro Sprache ist nicht nötig. Welche Sprache gilt, bestimmt die E-Mail: Im Web-Add-In ist das die unter Sprache gewählte Sprache, bei der automatischen Signatur die zuletzt im Add-In gewählte, sonst die Standard-Dokumentsprache der Datenquelle. Nur Signatur- und Kampagnen-Vorlagen, die diese Sprache führen, kommen für die E-Mail infrage.

Der Inhalt einer Vorlage ist entweder sprachunabhängig oder je Sprache vorhanden:

• Sprachunabhängig: Die Schaltfläche Editor öffnet den sprachunabhängigen HTML- und Nur-Text-Inhalt. Er gilt für jede Sprache, für die kein eigener Inhalt vorhanden ist. Texte, die sich nach der Sprache richten, kommen aus Fields mit translate-Value oder mit $.translations.getText(…), die ihren Wert aus den globalen Übersetzungen in der Dokumentsprache holen.

  <Text Name="Greeting" translate-Value="Signature.Greeting" />

  {{Greeting}}<br/>
  {{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}

• Je Sprache: Über In einer anderen Sprache erstellen wird für eine der angewählten Sprachen ein eigener Inhalt angelegt. Nach dem Bestätigen öffnet der Editor diese Sprachfassung, mit eigenem HTML- und Nur-Text-Inhalt. Die Schaltfläche Editor wird dann zum Menü mit Sprachunabhängig und jeder Sprache, die einen eigenen Inhalt hat. Beim Erzeugen gilt der Inhalt der E-Mail-Sprache, ohne eigenen Inhalt der sprachunabhängige. Wird eine Sprache im Register Eigenschaften abgewählt, wird ihr Inhalt beim Speichern gelöscht.

Empfohlen ist ein sprachunabhängiger Inhalt mit übersetzten Fields: Layoutänderungen werden einmal gemacht und wirken in allen Sprachen. Ein eigener Inhalt pro Sprache lohnt sich nur, wenn sich der Aufbau zwischen den Sprachen unterscheidet. Der Editor zeigt unter Sprache an, welche Fassung gerade geöffnet ist.