Verwaltung von Organisationseinheiten
Organisationseinheiten bilden die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens in primedocs ab. Sie sind hierarchisch aufgebaut — beispielsweise Unternehmen → Abteilung → Team — und bestimmen, welche Vorlagen, Felder und Einstellungen den Benutzern einer Organisationseinheit zur Verfügung stehen.
Dokumente in primedocs werden stets über ein Profil erstellt, und jedes Profil ist mit genau einer Organisationseinheit verknüpft. Die Organisationseinheit definiert damit den organisatorischen Kontext jedes erstellten Dokuments.
Hierarchie
Organisationseinheiten können beliebig tief verschachtelt werden. Felder, Farbthemen, Schriftthemen und Signaturregeln, die auf einer übergeordneten Organisationseinheit definiert sind, werden von allen untergeordneten Organisationseinheiten geerbt. Eine untergeordnete Organisationseinheit kann geerbte Werte auf jeder Ebene überschreiben.
Wer kann Organisationseinheiten verwalten?
Nur Benutzer mit der Rolle Org (Organisationsadministrator) können Organisationseinheiten erstellen, bearbeiten oder löschen. Die Rolle Sys (Systemadministrator) schliesst diese Berechtigung ebenfalls ein.
Organisationseinheit erstellen
- Öffnen Sie in primedocs Desktop die Registerkarte Organisation im Menüband.
- Klicken Sie auf Organisationseinheiten.
- Verwenden Sie Geschwister erstellen, um eine Organisationseinheit auf derselben Ebene wie die ausgewählte hinzuzufügen, oder Kind erstellen, um eine Ebene darunter anzulegen.
- Geben Sie einen Titel ein und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Organisationseinheit bearbeiten
Wählen Sie eine Organisationseinheit in der Baumansicht aus, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Organisationseinheit löschen
Wählen Sie die Organisationseinheit aus und klicken Sie auf Löschen. Das Löschen ist nur möglich, wenn keine Profile mehr mit dieser Organisationseinheit verknüpft sind.
Organisationseinheit verschieben
Wählen Sie die Organisationseinheit aus und klicken Sie auf Verschieben, um sie in der Hierarchie neu zu positionieren.
Organisationseinheit duplizieren
Duplizieren erstellt eine Kopie der ausgewählten Organisationseinheit einschliesslich ihrer Feldwerte auf derselben Ebene der Hierarchie.
Organisationsfelder
Jede Organisationseinheit verfügt über konfigurierbare Felder, die zu den Organisationsdaten in Vorlagen beitragen (z.B. Firmenname, Adresse, Logo). Felder, die auf einer untergeordneten Organisationseinheit nicht explizit gesetzt sind, werden von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt.
Zwei spezielle Feldtypen sind ebenfalls auf Organisationseinheiten verfügbar:
- Farbthemen — Definiert die CI/CD-Farbpalette, die den Benutzern zur Verfügung gestellt wird.
- Schriftthemen — Definiert die Schriftarten und Aufzählungszeichen-Stile, die den Benutzern zur Verfügung stehen.
Berechtigungen auf Organisationseinheiten
Der Zugriff auf eine Organisationseinheit kann eingeschränkt werden, sodass nur autorisierte Benutzer oder Gruppen sie einem Profil zuweisen dürfen. Die Konfiguration erfolgt über die Schaltfläche Berechtigungen im Menüband, wenn eine Organisationseinheit ausgewählt ist.
Wenn eine Einschränkung gesetzt ist, können nur Benutzer oder Gruppen mit explizitem Lesezugriff diese Organisationseinheit sehen und verwenden.