Die vier Grundprinzipien

primedocs beruht auf vier Grundprinzipien. Wer diese versteht, versteht, wie primedocs funktioniert — und kann die Möglichkeiten der Plattform gezielt nutzen.

Das Vorlagenprinzip

Sie erstellen Dokumente nie von Grund auf neu, sondern starten immer von einer Vorlage. Mit einem Klick erzeugt primedocs daraus ein fertiges Dokument — Sie ergänzen nur noch den eigentlichen Inhalt und nutzen es anschliessend wie jedes andere Office-Dokument weiter.

Um Schriften, Farben, Logo sowie Kopf- und Fusszeile müssen Sie sich nicht kümmern: Sie sind in der Vorlage hinterlegt und werden automatisch korrekt und CI-konform eingesetzt. So sind alle Dokumente Ihrer Organisation einheitlich — unabhängig davon, wer sie erstellt.

Das Snippet-Prinzip

Ein Snippet ist ein gespeicherter Inhaltsblock, den Sie per Doppelklick in jedes Dokument oder jede E-Mail einfügen können. Ein Snippet muss nicht nur Text enthalten — auch Bilder, Tabellen, formatierte Überschriften und Listen sind möglich. Es kann ganz kurz sein oder mehrere Seiten lang.

So lassen sich häufig verwendete Inhalte einmal ablegen und beliebig oft wiederverwenden, ohne sie mühsam zusammensuchen und kopieren zu müssen.

Es gibt drei Arten von Snippets:

• Eigene (persönliche) Snippets — von Ihnen erstellt und nur für Sie sichtbar.
• Gemeinsam genutzte Snippets — zentral gepflegt und für alle oder bestimmte Benutzergruppen verfügbar.
• Vorlagen-Snippets — speziell innerhalb einer bestimmten Vorlage verfügbar.

Mehr dazu im Add-In: Snippets in Word.

Das Benutzerprofil

Ein Profil verbindet Ihre persönlichen Daten mit den Daten einer Organisationseinheit. Beim Generieren eines Dokuments verwendet primedocs das aktive Profil, um Felder wie Name, Funktion, Telefon, Abteilung und Firmenadresse automatisch zu befüllen.

Eine Person kann mehrere Profile haben, zum Beispiel für unterschiedliche Rollen:

• Markus Muster, Abteilungsleiter Engineering
• Markus Muster, Sicherheitsbeauftragter
• ein fremdes Profil, das von dessen Besitzerin zur Stellvertretung freigegeben wurde

Beim Wechsel des Profils ändern sich automatisch die im Dokument eingesetzten Absenderangaben. Details unter Benutzerprofil einrichten.

Die zentrale Vorlagenverteilung

Vorlagen, Benutzerprofile und gemeinsam genutzte Snippets werden zentral auf dem Server gepflegt und automatisch (etwa alle 15 Minuten) auf die lokalen Clients verteilt. So arbeiten alle Benutzer immer mit den aktuellen Vorlagen, ohne dass etwas manuell aktualisiert werden muss.

hinweis

Auf dem Server liegen nur die gemeinsam genutzten Snippets. Auf dem Client sind sowohl die gemeinsamen als auch Ihre persönlichen Snippets verfügbar.