Umsetzungsvarianten für Dokumente

primedocs ist nicht nur ein Softwareprodukt, sondern Bestandteil eines Vorlagen- und Dokumentenmanagement-Systems. Seine Stärke liegt in der Flexibilität: Es gibt mehrere Wege, ein Dokument in primedocs anzubieten — und diese lassen sich bis zu einem gewissen Grad kombinieren. Es handelt sich also nicht um «Entweder-oder»-Optionen. Für jede Vorlage können Sie den Weg wählen, der für die Endbenutzer am besten funktioniert.

Begriffsklärung

Eine Vorlage dient als Basis für die Dokumentenerstellung — sie ist in der Regel unfertig, aber eine saubere Ausgangslage. Ein Dokument ist hingegen meist fertig oder fast fertig und braucht nur noch wenige (oder keine) weiteren Daten (z. B. Handbücher, Checklisten, Broschüren).

Die vier Umsetzungsvarianten

1. Vorlagenbau (Automatisierung)

Beim klassischen Vorlagenbau holen Sie über den Forms-Dialog Daten von der Benutzerin ab und füllen sie automatisch ins Dokument. Zusätzlich können Daten aus dem Benutzerprofil oder aus konfigurierten Datenquellen (Schnittstellen) übernommen werden. So lässt sich eine Vorlage weitgehend automatisieren.

• Vorteile: auswechselbare Profile, Datenübernahme aus Fremdsystemen, Übertragung von Forms-Daten, hohe Automatisierung.
• Nachteil: Die Erstellung kann zeitintensiv sein, insbesondere bei komplexen Automatisierungen. Solange die Vorlagen einfach bleiben, ist man jedoch schnell unterwegs.

2. Leeres Dokument mit manuellen Snippets (Dokumentenbaukasten)

Hier wird ein leeres Basisdokument vorgesehen, und der Inhalt wird anschliessend über gemeinsam genutzte Snippets manuell zusammengestellt. Zwei Ausprägungen sind verbreitet:

• Vollständiger Inhalt als Snippet — etwa bei Formularen (Steuerämter, Sicherheitsdirektionen, HR): Ein leeres «Formularbasis»-Dokument, in das kompletter Formularinhalt per Snippet eingefügt wird. Die Snippets lassen sich übersichtlich nach Formulartyp gruppieren.

• Textbaukasten — statt des ganzen Inhalts werden Textmodule zur Auswahl geboten, mit denen das Dokument «zusammengeklickt» wird. Beispiel Vertrag: Deckblatt, Parteien (je nach Anzahl), Präambel-Varianten, Vertragsinhalt und Unterschriftenblock — jeweils als wählbare Snippets.

• Vorteile: sehr agil, sehr einfache Handhabung, die Pflege der Bausteine lässt sich an die Fachabteilung delegieren (über das Berechtigungskonzept der Snippets).

• Nachteil: eingeschränktere Automatisierung.

3. Externe Dokumente importieren

Eine Datei kann 1:1 in primedocs importiert werden — in beliebigen Dateiformaten, auch PDF. Die Datei wird genau so geöffnet, wie sie importiert wurde; Datenfelder lassen sich nicht einbetten, es findet keine automatische Befüllung statt.

• Geeignet für: Dokumente, die so, wie sie geöffnet werden, verwendet oder gedruckt werden — Checklisten, Weisungen, Instruktionen, Handbücher, Broschüren, Flyer, Notfallkonzepte.
• Vorteile: sehr schnell und einfach (wenige Mausklicks); Sichtbarkeit normal über primedocs steuerbar; neue Dateiversion einfach austauschbar.
• Nachteil: keine Automatisierung, keine primedocs-Funktionalität im Dokument.

4. Word-Inhaltssteuerelemente

Vorlagen können Dateneingabefelder direkt im Word-Dokument enthalten (Inhaltssteuerelemente). Diese lassen sich farblich führen: Der Platzhaltertext erscheint farbig, der eingegebene Inhalt als normaler (schwarzer) Text. So entsteht eine intuitive Benutzerführung direkt im Dokument.

• Geeignet für: technische oder komplexe Dokumente, bei denen das Ausfüllen im Kontext einfacher ist als im Forms-Dialog.
• Hinweis: Inhaltssteuerelemente sind eine Word-Funktion, lassen sich aber sehr gut mit der übrigen primedocs-Funktionalität kombinieren.

Varianten kombinieren

Die grosse Stärke liegt in der Kombination. Beispiele:

• Snippets, die Profilfelder enthalten und beim Einfügen automatisch befüllt werden.
• Einige Angaben im Forms-Dialog abholen, andere Felder im Dokument über Inhaltssteuerelemente ausfüllen lassen.
• Ein externes Dokument mit Inhaltssteuerelementen einbinden, die live ergänzt werden.

Hybride Datenübernahme: Forms oder Inhaltssteuerelemente?

Bei der Mischform aus Forms-Dialog und Inhaltssteuerelementen hilft folgende Faustregel bei der Entscheidung, wo ein Feld erfasst wird:

• Forms-Dialog — für Felder, die im Dokument mehrfach vorkommen (z. B. der Name der Gegenpartei in einem Vertrag oder Produktnamen). Sie werden einmal erfasst und an allen Stellen gleichzeitig befüllt.
• Inhaltssteuerelemente — für alle übrigen Felder. Sie werden direkt im Dokument erfasst und mit aussagekräftigem Platzhaltertext erläutert.

Ein Vorteil dieser hybriden Vorgehensweise ist die einfache Pflege der Vorlagen, die ohne grossen Aufwand direkt vom Kunden durchgeführt werden kann.

Inhaltssteuerelemente in Snippets

Inhaltssteuerelemente können auch in Snippets eingebunden werden — aber nicht als Dropdown-Menü oder als Schnellbaustein-Inhaltssteuerelement. Diese sind an die jeweilige Vorlage gebunden: Wird ein solches Snippet in einem Dokument auf Basis einer anderen Vorlage eingefügt, bleibt das Dropdown leer.