Signaturregeln
Signaturregeln legen fest, welche Outlook-Signaturvorlage für Benutzer einer Organisationseinheit automatisch angewendet wird — abhängig vom Typ der verfassten E-Mail und der Domain des Empfängers.
Wenn ein Benutzer in Outlook (New) eine neue E-Mail erstellt, antwortet oder weiterleitet, wertet primedocs die zutreffenden Signaturregeln für seine Organisationseinheit aus und fügt automatisch die passende Signatur ein.
Signaturregeln werden in primedocs Desktop unter Organisation → Organisationseinheiten konfiguriert. Wählen Sie eine Organisationseinheit aus und klicken Sie im Menüband auf Signaturregeln.
Auswertung der Regeln
Regeln werden in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie aufgelistet sind (von oben nach unten). Die erste Regel, deren Bedingungen auf die aktuelle E-Mail zutreffen, wird angewendet. Wenn keine Regel passt, wird keine Signatur automatisch eingefügt.
Regeln können von übergeordneten Organisationseinheiten geerbt werden. Wenn die Vererbung für eine untergeordnete Organisationseinheit aktiviert ist, werden die Regeln der übergeordneten Organisationseinheit unverändert verwendet, und auf der untergeordneten Ebene können keine zusätzlichen Regeln definiert werden.
Regelkonfiguration
Jede Signaturregel hat folgende Einstellungen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Eine beschreibende Bezeichnung für die Regel (nur zur Identifikation im Editor). |
| Signaturvorlage | Die Outlook-Signaturvorlage, die angewendet wird, wenn diese Regel zutrifft. |
| Aktiv | Wenn deaktiviert, wird die Regel vollständig übersprungen. |
| Regel für neue Nachrichten verwenden | Diese Regel beim Verfassen einer neuen E-Mail anwenden. |
| Regel für Antworten verwenden | Diese Regel beim Antworten auf eine E-Mail anwenden. |
| Regel für die Weiterleitungen verwenden | Diese Regel beim Weiterleiten einer E-Mail anwenden. |
| Domain-Filter | Die Regel auf E-Mails einschränken, bei denen alle Empfänger zur angegebenen Domain gehören. Leer lassen, um alle Empfänger zu berücksichtigen. Mehrere Domains durch Semikolon (;) trennen. |
| Filter trifft zu, wenn es keine Empfänger gibt | Wenn aktiviert, gilt die Regel auch dann, wenn noch keine Empfänger im An-Feld eingetragen sind. |
Typische Einrichtung: Interne und externe Signaturen
Eine gängige Konfiguration definiert zwei Regeln pro Organisationseinheit:
- Externe Signatur — gilt, wenn mindestens ein Empfänger eine externe E-Mail-Adresse hat (Domain-Filter: leer oder
*). - Interne Signatur — gilt, wenn alle Empfänger zur Unternehmensdomain gehören (Domain-Filter:
example.com).
Platzieren Sie die interne Regel über der externen, damit sie zuerst ausgewertet wird.
Jeder Benutzer sollte pro E-Mail-Typ (neu/antworten/weiterleiten) und Sprache genau eine zutreffende Signaturregel haben. Wenn zwei Regeln auf dieselben Bedingungen zutreffen, ist das Verhalten undefiniert.
Vererbung
Wenn Regeln erben für eine untergeordnete Organisationseinheit aktiviert ist, werden die Regeln der nächsten übergeordneten Organisationseinheit verwendet, die Regeln definiert hat. Um spezifische Regeln für eine untergeordnete Organisationseinheit zu definieren, deaktivieren Sie die Vererbung.
Beziehung zur Dokumentfunktion MailSignature
Die Signaturregeln in der Organisationseinheit bestimmen, welche Vorlage verwendet wird. Die Vorlage selbst steuert das weitere Verhalten — etwa die Einbindung von Kampagnen und Disclaimern — über die Dokumentfunktion MailSignature, die in der Signaturvorlage konfiguriert ist.